开灵科技助力伯希和上线电子会计档案系统，打通户外服饰连锁业财档一体化链路

一家直营门店提交一笔费用报销,总部在泛微OA完成审批,SAP生成会计凭证,发票、附件和业务单据最终进入财务档案。对高速成长的连锁零售企业而言,这条链路每天都在重复发生。真正影响管理效率的,往往不是某一张单据,而是凭证形成之后,能否快速找到与之对应的审批过程、采购订单、销售交付和原始附件。

近日,北京开灵科技有限公司助力高性能户外生活方式品牌PELLIOT伯希和完成电子会计档案系统上线。系统私有化部署于企业自有环境,围绕既有业务单据和勾稽规则,贯通泛微OA、SAP与电子档案管理,让凭证、业务单据及附件在同一套体系中集中成册、关联查询,为伯希和连锁零售业务持续扩展夯实业财档一体化基础。

PELLIOT伯希和创立于2012年,运营主体为奔赴自然户外运动集团股份有限公司,总部位于北京。品牌聚焦高性能户外服饰及装备,持续服务徒步、登山、露营等多元户外场景。作为国家高新技术企业、专精特新企业,集团员工规模已达千余人,并在华北、华南、华东布局百余家直营门店。

随着线上线下多渠道零售并行,门店数量、业务类型和归档主体持续增加,费用报销、采购、销售交付及资产管理等单据也随之增长。如何在不改变原有业务习惯的前提下,让分散在流程系统、财务系统和纸质档案中的材料回到同一条业务链,成为伯希和提升集团财务管理精细度的重要一步。

一、打通OA、SAP与纸质档案

在原有业务环境中,泛微OA承载报销、借款、付款等审批流程,SAP承载财务核算、采购订单和销售交付等核心数据,会计档案则以纸质材料为主。三个环节各自完成了本职工作,但凭证、原始单据和附件并没有天然汇聚到同一个查询入口。

当财务人员需要回查一笔业务时,往往要先在SAP找到凭证,再进入OA追溯审批记录,必要时还要翻找纸质附件。随着门店和归档主体增加,这种跨系统、跨载体的人工拼接不仅拉长查询路径,也让纸质档案的整理、装订、保管与调阅面临更大压力。伯希和需要的,不是再增加一个孤立系统,而是把现有业务与财务数据真正组织成一套连续、清晰、可追溯的电子档案。

二、沿用原有单据,统一电子归档

电子档案建设并不意味着推翻企业已经跑通的业务体系。开灵科技从伯希和现有单据出发,将个人借款申请、差旅费用报销、对公预付款等业务单据纳入电子归档,不另起一套陌生目录,也不要求业务部门重新适应新的单据语言。

每一类单据都按照伯希和既有制式模板呈现,字段、分区与排版尽可能保持与线下单据一致。财务人员打开电子档案时,看到的仍是熟悉的业务结构;系统则在后台完成分类、归集和成册。开灵科技以产品能力承接客户原有管理方式,让数字化改造落在真实工作流中,而不是停留在功能清单里。

三、自动关联凭证与业务单据

统一归档解决了“材料放在哪里”的问题,自动关联则进一步回答“这些材料属于哪一笔业务”。围绕伯希和的财务与零售业务场景,开灵科技落地近50条勾稽规则,将记账凭证与OA审批流程、SAP采购订单、销售交付单及原始附件自动建立联系。

财务人员点开一张凭证,即可沿关联关系查看从审批到交易、从业务单据到原始附件的完整链路。原本散落在不同系统和载体中的材料,由此被组织为可穿透、可复核的证据链。对于连锁零售企业,这不仅缩短了日常调阅路径,也让总部财务能够更直观地理解一张凭证背后的业务发生过程。

四、多主体档案统一管理

连锁零售企业的档案管理,既要满足总部统一规范,也要适应不同归档主体的业务边界。开灵科技电子会计档案系统支持集团下多个归档主体统一管理,在同一平台中按主体组织档案、权限与调阅范围,让集团视角与主体视角能够清晰切换。

当伯希和后续新增归档主体时,可沿用已经沉淀的模板和规则完成接入。标准不必重复建设,管理方式也不必从头磨合。通过“统一底座、分主体管理、按标准扩展”,系统能够更好地跟随组织和业务变化,为集团化经营保留持续生长的空间。

五、私有化部署与智能识别

本项目采用私有化部署方式,电子会计档案系统运行在伯希和自有环境中,核心业务数据与档案资料留存在企业内部。结合权限控制、分类管理和持续运维支持,集团可以在既有IT治理框架下推进电子档案应用,更好地兼顾数据安全、管理规范与日常使用。

项目同时引入开灵科技OCR大模型文档智能识别能力,为扫描件、影像材料和结构化信息进入电子档案提供智能化支撑。开灵科技实施团队围绕方案设计、系统部署、接口联调、规则配置、用户培训和上线支持协同推进,历经约三个月完成项目落地,让产品能力真正转化为伯希和可持续使用的管理工具。

从单据梳理到勾稽规则,从系统集成到私有化环境部署,本次项目体现了开灵科技在电子会计档案领域的综合交付能力:既理解财务合规和档案管理要求,也能够深入企业既有流程,以可配置的产品底座和专业实施服务完成复杂业务落地。

六、凭证、单据与附件一体化调阅

系统上线后,凭证、业务单据及附件能够在一个系统中集中成册,并按照归档主体、业务类型等维度随时调阅。过去需要跨OA、SAP和纸质档案逐项寻找的材料,如今可以沿一张凭证快速展开;财务查询不再只看到核算结果,也能够回到业务发生的完整过程。

对伯希和而言,电子会计档案系统不仅承接了纸质档案的数字化转型,更为连锁零售网络持续扩展建立了统一、稳定、可复制的档案基础。对开灵科技而言,这一项目再次验证了以客户业务为中心、以系统集成为路径、以合规安全为底座的电子档案建设能力。

未来,开灵科技将继续深耕集团型企业与连锁零售场景,围绕财务数据、业务单据和电子档案的贯通,为更多企业提供从产品、实施到持续服务的一体化支持,让每一张凭证都能找到业务来路,让每一份档案都能在需要时快速发挥价值。

关于开灵科技

开灵科技作为国家级高新技术企业,专注于企业财税与经营管理数智化,为各类机关、机构、集团型企业及中小微企业提供软件产品、系统集成、实施交付与运营服务。

公司目前已形成十大核心产品线,包括:AI数字员工系统、企业费控管理系统、客户关系管理系统、反向开票管理系统、自然人开票管理系统、电子档案管理系统、税务数电乐企系统、税务发票管理系统、集团纳税申报系统、AI-OCR识别系统,致力于打通企业业务、财务、税务、资金和档案数据,帮助客户提升运营效率、财税合规能力与数字化管理水平。

注:本文部分配图来源于伯希和店铺截图、现场实拍,其余图片为AI生成;图片与文字内容仅用于案例说明,版权归原权利人所有。